О презентациях

Презентации устраиваются по самым разным поводам. Это и открытие выставки, нового магазина, банка, фирмы, представление автором своей новой книги, представление фирмой своего продукта, и много ещё по поводу чего.

Презентация даёт возможность пригласить нужных предпринимателей, представителей различных фирм, спонсоров, деятелей искусства, общественных и политических деятелей. Заранее составляется список этих лиц, и рассылаются им приглашения.

Цель презентации – познакомить людей с представляемым объектом или продуктом, убедить их, чтобы они предприняли какие-либо положительные действия в отношении представляемого.

Любая презентация необходится без вступления. Прежде всего, приветствуются приглашённые лица. Затем представляют ведущего презентации, и сообщают аудитории о её содержании.

Первые минуты презентации очень важны для установления контакта с приглашёнными лицами. Считается, что начинать надо с какой-либо шутки или забавного случая, чтобы оживить аудиторию. Но неудачная шутка может вызвать обратный эффект и наладить контакт будет уже сложнее.

Каждая презентация должна быть ограничена определённым временем. Слишком долгая презентация не понравится никому и лишь утомит. Люди в перерыве постараются уйти. Если информация слишком большая, перегружена цифрами и неинтересными формальными фактами, то также вызовет утомление.

Психологи утверждают, что оптимальное выступление не должно превышать 30 минут. В первые 10 минут внимание наибольшее, затем оно начинает постепенно уменьшаться и только к концу выступления опять становится повышенным.

Учитывая это, в начале и в конце презентации следует излагать тот материал, который аудитория должна запомнить. В промежутке же, учитывая падение внимания, следует перейти к представлению «предметного» материала, чтобы повысить интерес публики. Также, чтобы повысить внимание аудитории, следует в промежутке сообщить, что презентация движется к окончанию.

Перерыв также важен, но бывает, что он затягивается и, соответственно, падает интерес и внимание. Поэтому, чтобы аудитория не теряла интереса, разумнее сделать два коротких перерыва минут по 10, чем один перерыв на 20 минут.

Разнообразив презентацию показом слайдов, видео и разложенными на столах изделиями, приборами или развешанными на стендах плакатами, также можно повысить интерес к процессу. Видеоряд запоминается гораздо лучше, чем звуковой ряд. Поэтому надо сделать так, чтобы аудитория увидела то, что ей следует запомнить.

Окончание презентации не менее важный момент, чем начало. Поэтому окончание также следует хорошо продумать и подготовить. Как правило, оно заключается в выводах процесса презентации, в
выражении благодарности присутствующим за внимание и в предложении задавать вопросы.

Вопросы бывают очень разного толка. И надо постараться с достоинством и без эмоций ответить на каждый. Варинантов, как выйти из положения при трудном вопросе, может быть несколько:
– ответить на вопрос,
– пообещать ответить позже, признав свою неподготовленность по этому вопросу,
– предложив ответить на него более компетентному человеку,
– переадресовать его человеку, который задал вопрос,
- предложить на обсуждение аудитории.

Как правило, презентации назначаются на вторую половину дня. Приглашённой аудитории будет приятно, если им вручат небольшие сувениры (авторучки, записные книжки, календари и другие мелочи). Презентация может сопровождаться фуршетом.

Оптимальное время продолжительности презентации от 1,5 до 2 часов.